Você já sentiu como se não tivesse tempo? Ou que o dia precisasse durar mais de 24h? Parece que todos conseguem dar conta das tarefas, mas você sempre precisa de uma hora mais, pelo menos, para conseguir lidar com tudo.
A gente te entende! São prazos, demandas, casa, relacionamento, família, amigos e ainda precisamos ter tempo para cuidar de nós mesmos. Como gerenciar tudo isso e ainda conseguir dormir bem?
Parece uma tarefa quase impossível, mas saiba que, se gerenciado de maneira correta, o seu tempo consegue ser melhor aproveitado (e nem vai precisar acrescentar mais horas no seu dia!).
Gerir melhor o tempo é como uma habilidade que pode ser desenvolvida por meio de técnicas. Algumas ferramentas são ótimas para nos ajudar com isso, como métodos de gerenciamento, agendas, planner e por aí vai.
- Por que é importante gerenciar o tempo?
- Principais técnicas de gerenciamento de tempo
- Ferramentas para gerenciar o tempo
Por que é importante gerenciar o tempo?
A gestão está diretamente ligada à administração. Portanto, a capacidade de gerenciar ou administrar o tempo é uma habilidade muito útil e que pode ser desenvolvida.
Percebemos diariamente que precisamos aumentar a nossa produtividade e demandar tarefas de uma maneira mais eficaz. Mas o que isso impacta na nossa qualidade de vida? Quando somos produtivos e conseguimos gerenciar nosso tempo de maneira eficaz, os benefícios encontrados são:
- Resultados positivos;
- Confiança;
- Produtividade;
- Menos estresse;
- Disciplina;
- Resultados rápidos;
- Pontualidade.
Afinal, quando você consegue terminar uma tarefa, a sensação de dever cumprido é muito boa, não concorda? Quando gerenciamos nosso tempo, nos sentimos mais confiantes e capazes de superar cada vez mais os desafios.
Principais técnicas de gerenciamento de tempo
Nem todas as pessoas conseguem manter o controle de anotar cada etapa do seu dia a dia em uma agenda. Por isso, muitas vezes se perdem na demanda. É provável que você já tenha passado tempo demais em uma tarefa por procrastinar ou se sentir perdido.
Para nosso alívio, existem alguns métodos de gerenciamento de tempo que são bem simples de usufruir. Como:
Método pomodoro
Se você tem dificuldade em se concentrar em atividades diárias por procrastinação ou porque não consegue gerenciar bem o seu tempo, essa técnica é ideal para você. Basta programar um cronômetro para tocar a cada 25 minutos. Quando o alarme soar, você pode descansar por 5 minutos e, após descanso, voltar à programação.
Essa técnica pode ser feita no próprio celular, mas existe um site que traz essa interface para facilitar ainda mais: https://pomofocus.io/. Basicamente, basta dar “Start” e começar as suas tarefas.
O site também possibilita que você adicione tasks, que são tópicos de tarefas, para não se perder. O tempo de pausa, nesse caso, pode ser de cinco minutos, short break, ou 15 minutos, long break.
O tempo de 25 minutos é estipulado pela técnica, mas nada impede que você programe o seu próprio tempo de acordo com as suas necessidades.
A ideia é que enquanto o cronômetro avança, você foque na tarefa e não recorra a distrações. Assim que o alarme de pausa soar, você está liberado! Mas lembre-se: respeite o tempo de pausa, ok? Nada de passar dos limites.
GTD – Getting Things Done
Mas se o seu problema não é bem com o gerenciamento de tempo, mas sim com a prioridade das tarefas, a técnica GTD é perfeita para o seu caso.
Conhecida em português por “A Arte de Fazer Acontecer”, essa técnica basicamente consiste em cinco passos para priorizar suas tarefas em ordem, como:
Passo 1 – Capturar: aqui, você precisa escrever tudo o que precisa fazer no dia. Assim, você não se perde nas tarefas e nem as esquece.
Passo 2 – Esclarecer: nesse passo, você analisa as tarefas da etapa anterior e entende a demanda de cada uma delas.
Passo 3 – Organizar: aqui é importante fazer listas de acordo com as necessidades de cada tarefa e como você pode fazer para concluí-las.
Passo 4 – Refletir: caminhando para o fim, você precisa revisar e atualizar as demandas, caso necessário.
Passo 5 – Engajar: o último passo é pôr a mão na massa de acordo com a ordem de prioridade que você deu no método. Faça o que realmente precisa ser feito e não se distraia.
Kanban
É possível que você já tenha ouvido falar em Kanban. Com origem japonesa, o kanban pode ser traduzido como “cartão” ou “sinalização”. Ele é um método mais visual das suas tarefa.
A melhor maneira de utilizar o Kanban é por meio de post-its para fazer anotações de acordo com a demanda. Ele pode ser útil tanto para você quanto para outra pessoa. Por exemplo: cole um post-it na tela do computador para lembrar de alguma tarefa importante. Ou então você pode colocar um post-it na geladeira para lembrar a alguém que precisa comprar leite, por exemplo.
O método é colorido e eficaz, podendo ser reproduzido de uma maneira bem simples.
Ferramentas para gerenciar o tempo
Outro meio de organizar o seu tempo de modo produtivo é por meio de ferramentas úteis. Felizmente, o mercado possui diversos tipos e para todos os gostos. Vamos conhecer algumas?
Notion
O Notion é um aplicativo ou site completo. Ele pode servir tanto como caderno, como bloco de anotações, planilha ou o que você precisar. Ele é completamente customizável e você consegue, ainda, incluir documentos importantes.
Evernote
Você tem o costume de anotar tudo em diversos lugares e depois esquece onde anotou? Se sim, o Evernote é ideal para você. Ele será o seu espaço de anotações diversas e você consegue, inclusive, colocar senha em algumas notas mais pessoais. Está disponível tanto como site ou como aplicativo para smartphones.
https://evernote.com/intl/pt-br
Trello
Simples e intuitivo, o trello é uma ferramenta para você incluir suas tarefas e objetivos. E o mais legal é que você consegue compartilhar essas informações com outras pessoas.
Google Calendar
Imagine nunca mais ficar perdido nos eventos do dia a dia? O Google Calendar possibilita marcar reuniões, eventos, mapear feriados e muito mais. É a sua agenda na palma da mão e digital.
Agora, queremos saber: como você gerencia o seu tempo? Gostou das dicas e vai colocá-las em prática? Por aqui, a técnica Pomodoro faz sucesso e não deixamos de usar o Google Calendar como agenda por nada!
